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企业邮箱对企业的用途及使用场景描述

作 者:创一编辑关注:129发表时间:2018-08-31 10:57:21

企业邮箱是一种对外、对内的沟通工具,为什么一定要用企业邮箱呢?企业邮箱对企业又有什么作用?下面从三方面分析:

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1、用企业专属的域名为后缀的企业邮箱,提高企业形像,在名片上,在网站上,在广告上等等,无时无刻在宣传着自己的企业,同时也是给自己客户的信心体现。


 

2、企业邮箱作为仅次于纸质文件外最正式的沟通工具,是具备一定的法律效力的,不管对外沟通,还是对内沟通,所有的来往记录都可以通过归档或备份的形式永久保留,一担发生相关法律纠纷,邮件来往记录也可能具备一定的法律依据,有利于还原事实真相。比如:经公司批准后,工程部经理小明打电话让市场部小王在本月30日去处理客户的一件事情,市场部小王因工作繁忙,忘记了,最终导致了严重的后果,公司追究责任,小王说小明没和自己说,自己完全没印象有说过这一回事,扯皮开始.........果如当时小明是通过企业邮件的形式通知小王,那就不会存在扯皮的情况。也许有人会说,可以写工作单,但纸质文件可能还要审批,走流程,企业邮箱直接抄送给小王上级领导即可,而且企业邮箱不但成为仅次于纸质文件外最正式的沟通工具外,还非常便于追溯与保存。类似的案例在企业单位中比比皆是。

 

3、企业邮箱有利于提高内外部沟通的效率。在很多企业,往往汇报一个工作,或沟通一件事,要找到领导本身就很困难,如果要同时找到几个同事或几个领导就更难了,而且还有很多企业在全国甚至全球有分支机构,但是邮箱可以同时向一个或几个领导同时汇报工作,并且领导们可以随时随地进行处理回复,比如:领导在机场候机时,在银行等候时都可以查看下属的邮件,并且发送相关指示,充分利用碎片时间处理公务,相比事事当面沟通,其实是可以极大地提高了工作效率。也许会有人说,可以电话啊,可以微信啊,首先一般工作汇报或不是特别紧急的事情电话是不合适的,因为领导时时刻刻都可能在忙,或开车,或开会,或在见客户等等,作为下属甚至普通同事,不是特别紧急的事一般不会电话沟通的。而微信也不合适,因为现在微信信息满天飞的时代,重要的工作很容易就被忽略掉,导致沟通不畅,甚至造成工作遗漏。

 

4、企业邮箱有利于信息数据的保留,对企业而言,信息是企业最有价值的无形资产。当一位员工离职,如果你一直用的是个人邮箱,或者没有企业邮箱,那该员工以往工具过程中的资料、信息和工作中的交流都随着同工离职,完全不可控制或者完全消失,不但对企业的数据信息无法保留,对后面入职的员工交接也非常不利,如果你有了企业邮箱,员工离职,收回企业邮箱,数据早已有备份,经过企业对企业邮箱统一管理,新来的员工直接可以查阅离职员以往对内外的工作记录,这一切都变得更简单,更可控。

 

5、企业邮箱除了沟通,邮箱中很多功能。比如:(1)日历提醒(每个人可以根据自己的工作需要,设置提醒的事件);(2)企业网盘(每个人都可以共享,或备份自己重要的资料在企业网盘上);(3)在线文档(可以在线编辑文档,与同事协作工作);(4)记事本(记录一些重要或常用的信息);(5)会议邀请(根据会议参与人,邀请参会人员);等等。

 

综上所述,企业邮箱主要是针对用人为单位的,所以应该办公人员,人手一个企业邮箱,并且最好按自己的姓名拼音、网名、工号或前三者的组合命名,这样才能充分发挥出企业邮箱的作用。

 

另外又有人说自己很少用企业邮箱,用也是用QQ邮箱较多,或者说以前有企业邮箱,但一直没怎么用,出现这种情况有如下原因:(1)以前不知道企业邮箱的作用,与个人邮箱区别有多大,经过上面讲述,相信大家都有了一个较为深刻的理解;(2)知道企业邮箱的作用,但企业邮箱使用起来不方便,QQ邮箱可以直接通过QQ面板直达邮箱,要用也是用QQ邮箱,那现在我告诉大家,腾讯企业邮是可以绑定QQ和微信的,也就是说,腾讯企业邮箱也是可以从QQ面板直达腾讯企业邮箱的,如果绑定微信后,还可以做到在微信直接收发邮件,并且收到邮件时微信实时提醒。


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